José Jansen en Tjitske van der Hijden zijn projectleiders bij NOC*NSF/Topsport. Ze zijn verantwoordelijk voor het vervoer van al die spullen. “We zijn al twee jaar bezig met de voorbereiding”, zegt Jansen. Zij is eindverantwoordelijk voor de Olympische vracht, Van der Hijden houdt zich bezig met de Paralympische vracht. “In de praktijk werken we natuurlijk veel samen”, zegt Van der Hijden.

De appartementen in het dorp bestaan uit een woonkamer en vijf slaapkamers. “De inrichting die door het organisatiecomité Rio2016 wordt geleverd is vrij basic, ook omdat de organisatie flink heeft moeten bezuinigen”, zegt Van der Hijden. Er staan bedden, wat tafels en zitzakken. “Goede banken of stoelen zijn er niet. Wij vinden het belangrijk dat onze sporters goed kunnen zitten. Dat geldt zeker voor de Paralympische atleten. De Nederlandse accommodaties moeten voor iedereen een comfortabele omgeving zijn.”

Bump-in
NOC*NSF verscheept binnenkort een flinke hoeveelheid meubels, maar er gaan ook oranje Gazelle-fietsen mee. Verder bevat de lading onder andere 270 M-Line-toppers en -kussens waar sporters gebruik van kunnen maken als ze dat willen. “Er zijn ook sporters die hun eigen matras mee sturen”, vertelt Jansen.

Eind mei vertrekken de containers per boot naar Rio, waar ze drie weken later aankomen. Na controle door de Braziliaanse douane zal een team alle spullen naar het dorp brengen. Jansen: “Op 18 juli begint de zogenaamde bump-in. Per delegatie mogen tien mensen alvast het dorp in om alles klaar te maken. We hebben zes dagen, want op 24 juli komen de eerste sporters aan.” Op 5 augustus beginnen de Olympische Spelen.

Na de Olympische Spelen wordt alles klaargemaakt voor de Paralympische Spelen, die 7 september beginnen. Van der Hijden: “Veel spullen worden voor beide evenementen gebruikt, maar er gaan bijvoorbeeld ook hulpmiddelen voor in de badkamer mee voor de Paralympische sporters.”

Verhuisploeg
Het ombouwen zal een flinke klus zijn, omdat er in het dorp verhuisd moet worden. “Tijdens de Paralympische Spelen doen minder sporters mee en wordt een deel van het dorp niet gebruikt. Onder andere het deel waar Olympic TeamNL zit. In dat deel van het dorp staan gebouwen die minder goed toegankelijk zijn voor Paralympische sporters”, zegt Van der Hijden. Jansen: “In Londen waren twee mensen een paar uur bezig met ombouwen, nu werken we met een aparte verhuisploeg en hebben we wel een paar dagen nodig.”

Niet alleen de praktische spullen zoals banken en matrassen moeten worden verhuisd. Ook alle aankleding waardoor de Nederlandse appartementen straks te herkennen zijn als TeamNL. Die aankleding is belangrijk. Van der Hijden: “De sporters moeten zich thuis voelen.” Jansen: “De uitstraling draagt bij aan het TeamNL-gevoel. De sporters en begeleiders moeten zich onderdeel voelen van één team en trots zijn op elkaar en Nederland. Met de look-and-feel van TeamNL creëren we een Nederlands prestatieklimaat in Rio.”

Veel regels
De vracht van NOC*NSF moet aan veel regels voldoen. Op alle pakketten staat vermeld wat erin zit, hoe groot en hoe zwaar ze zijn. Jansen: “In Londen kon je nog een beetje sjoemelen met gewicht. Nu niet. Als een pakket 5,5 kilo weegt, moet dat erop staan en niet vijf kilo. Anders loop je het risico dat de hele container open moet in de haven van Rio. Dat levert veel vertraging op, maar gaat ook geld kosten.”

Daarnaast hebben Jansen en Van der Hijden te maken met verschillende soorten belasting. Goederen die tijdelijk worden ingevoerd, omdat ze bijvoorbeeld opgaan (zoals voedingssupplementen), kennen andere invoerregels dan zaken die weer meer teruggaan naar Nederland. Mocht er iets vergeten zijn, dan is het moeilijker om het als bedrijf even te kopen in Brazilië. Een banaan in een supermarkt kan nog wel. “Maar voor een koelkast heb je al een speciaal pasje nodig”, zegt Jansen. “Bovendien zou dan in Nederland weer invoerheffing moeten worden betaald.”

Het organisatiecomité Rio2016 heeft alle nationale NOC’s en NPC’s uitgebreid gebrieft over de regels. Bovendien werkt NOC*NSF samen met Impeco. Dit vervoersbedrijf uit Duiven is gespecialiseerd in vracht naar Zuid-Amerika. Jansen: “Er komt zo veel bij kijken. Wij weten inmiddels heel veel, maar we hebben de deskundigheid van Impeco echt nodig.”

Bonden sturen ballen en pakken mee
Ook sportbonden kunnen spullen meesturen met de vracht van NOC*NSF. Jansen en Van der Hijden hebben met vertegenwoordigers van alle bonden gepraat. “We hebben liever dat grote spullen met de vracht meegaan, dan straks in het vliegtuig. Dat laatste is veel duurder”, zegt Jansen. Massagetafels, judopakken, honderden rollen tape en tonnen met hockeyballen zijn bijvoorbeeld zaken die bonden kunnen inleveren bij NOC*NSF. “De bonden moeten die spullen wel een tijd kunnen missen. Pas in november komt de vracht terug in Nederland.”

Voor speciale sportspecifieke vracht zoals roei- en zeilboten en paarden biedt het organisatiecomité in Rio speciaal vervoer aan.

Bron: Lopend Vuur, mei 2016